Asana, Jira, Worksection: подробный разбор софта для управления проектами

ЕВГЕНИЙ ЗАГЛАДЬКО
Бизнес-журналист

Asana, Jira, Worksection — какой софт выбрать для управления проектами? Представляем вам эксклюзивный подробный обзор.

Фото: blastingnews.com

Сильная тройка: австралийская, украинская и калифорнийская разработки. Когда нужно выбрать правильный софт для управления проектами, первым делом – изучить особенности каждого и выбрать, в конечном итоге, правильный. Что значит «правильный»? Тот, которые обеспечит удобное управление задачами, с максимальной автоматизацией процессов. Говоря об автоматизации, мы подразумеваем отчетность. Собирать информацию для отчета вручную – неблагодарное дело.

Более 80% мировых компаний (в том числе и малый бизнес) выбирают инструменты для управления проектами, где будет:

• Рациональное соотношение деньги/функционал. Это значит, что, оплачивая каждый месяц за использование системы, вы будете понимать, что платите за весь необходимый для вашей компании и сотрудников функционал. Системы для управления проектами и задачами предлагают помимо встроенного функционала расширение под индивидуальные потребности компании + интеграции сторонних ресурсов (почему последнего не должно быть много, расскажем в обзоре).
• Интуитивно понятный интерфейс. Если в компании, например, больше пятидесяти человек, каждому должно быть просто разобраться с функционалом. На этапе обучения, у сотрудников могут возникать технические вопросы. Чем меньше вопросов – тем лучше. И это значит, что вы выбрали таск-менеджер с максимально простым и понятным для всех интерфейсом.
• Прозрачная отчетность. Сколько сотрудников и в каких задачах задействованы? Сколько времени/денег потрачено на выполнение той или иной задачи? Есть ли просроченные задачи и в чем причина? Все это по окончанию дня, недели, месяца, квартала или года может выводится в отчет.

Наш обзор систем управления проектами построен на самом важном: стоимость, функционал, безопасность. Ниже подготовили сравнительную таблицу по Asana, Jira, Worksection.

Сравнительная таблица Asana, Jira и Worksection по ключевым критериям:

Какой вывод можно сделать сразу по сравнительной таблице?

Asana и Jira имеют интерфейс только на английском. То есть, как мы уже писали выше, вопрос простоты в обучении может стать остро для тех сотрудников, кто не владеет английским или имеет недостаточный уровень для комфортного использования системы.

Второй момент – календарь. Он есть в Worksection и Asana, но отсутствует у Jira. Зачем нужен календарь? Это визуально удобное отображение всех задач и проектов, которые находятся в работе. Можно контролировать сроки и своевременно завершать. Кроме того, в календаре Worksection, например, отображаются Дни Рождения сотрудников. И это полезная функция, если в компании несколько сотен сотрудников.

Третий момент – функция тайм-трекинга. Она есть в Jira и Worksection, но отсутствует в Asana.

Что такое тайм-трекинг и зачем он нужен в управлении задачами?

Тайм-трекинг – это система время/деньги. Где видно, сколько было потрачено на выполнение конкретной задачи

Тайм-трекинг можно включать вручную в Jira и Worksection и автоматически в Worksection. Проще говоря: приступая к работе, сотрудник запускает отсчет времени, которое может быть (указывается по желанию) эквивалентно стоимости одного часа работы.

Благодаря такой функции, бухгалтерия получает отчет, в котором отображается количество затраченного времени на выполнение задач каждым отдельным сотрудником.

Это и есть автоматизация, помимо точного контроля и рациональности используемого ресурса время/деньги. Для управления проектами, тайм-трекинг — одна из самых важных функций. Ее наличие – существенное преимущество для таск-менеджера. Руководители компаний, которые выбрали таск-менеджер с функцией тайм-трекинга, отмечают, что именно данная функция сделала процесс работы над задачами максимально открытым (в том числе и для самих сотрудников), а исходя из отчетности, можно корректировать процессы, чтобы сделать расход ресурсов рациональным.

Немного о каждой из систем:

Asana – калифорнийский таск-менеджер. Создан в 2008 году. Больше подходит для малого бизнеса и работы с небольшим количеством задач. Интерфейс на 6-ти языках, среди которых нет русского. Четыре тарифных плана.

Jira – система управления проектами и отслеживания ошибок. Софт, который выбирают agial-команды, IT-специалисты и разработчики ПО. Есть облачная и серверная версии. Язык интерфейса: английский. Разбираться с функционалом будет непросто, но для технических специалистов – не проблема. Три тарифных плана и онлайн калькулятор для просчета стоимости до 5000 пользователей.

Worksection – украинский таск-менеджер для управления проектами и задачами. Создан в 2009 году. Интерфейс переведен на 8 языков. В том числе – русский и украинский. Вариативность отчетов (по задачам, по людям, детальные и т.д.). Есть встроенная функция тайм-трекинга и Диаграмма Ганта. Пять тарифных планов (как для команды из 3-4 человек, так и для команды из 50+ сотрудников).

Итог: Jira — для IT и разработчиков ПО, Asana – для небольших команд (и дело не только в потребности сторонних интеграций, но и в стоимости, о которой напишем ниже), Worksection — для компаний с любым количеством сотрудников (нет языкового барьера и очень простой в использовании интерфейс).

Asana, Jira, Worksection. Ценообразование

Asana:

1. Основной. Бесплатно навсегда, не больше 15 пользователей.
2. Премиум. 10,99$/за пользователя в месяц, если годовая подписка и 13,49$/за пользователя, если ежемесячный платеж.
3. Бизнес. 24,99$/за пользователя в месяц, если годовая подписка и 30,49$/за пользователя, если ежемесячный платеж.
4. Предприятие (запрос на цену необходимо подавать на сайте Asana).

Jira:

1. Бесплатно навсегда, не больше 10 пользователей.
2. Standard. 7,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.
3. Premium. 14,00$/за пользователя в месяц. Возможно подключение до 5000 пользователей.

Worksection:

1. Free. Бесплатно навсегда, для команды до 5 пользователей.
2. Мини. 29$/месяц и доступ для 10 сотрудников.
3. Базовый. 49$/месяц и доступ для 20 сотрудников.
4. Бизнес. 99$/месяц и доступ для 50 сотрудников.
5. Премиум. 199$/месяц и доступ для 50+ сотрудников.
6. Enterprise (по индивидуальному запросу).

Давайте теперь посчитаем, сколько, например, нужно будет заплатить за доступ к системе для двадцати сотрудников.

Asana – 219,8$/месяц, Jira – 140$/месяц, Worksection – 49$/месяц

В Asana и Jira оплата делается за доступ для каждого отдельного человека (то есть платите за человека). В Worksection вы платите 49 долларов за доступ для команды до 20 человек. Если пересчитывать стоимость использования таск-менеджера для команды, к примеру, в пятьдесят человек, вы также увидите очевидную выгодную в тарифе «Бизнес» от Worksection.

Какие еще статьи расходов могут быть?

Чем больше родного функционала будет у таск-менеджера – тем лучше. Дополнительные интеграции (например: тайм-трекинг, диаграмма Ганта и т.д.) будут стоить дополнительных денег ежемесячно. Ниже несколько доступных интеграций для Asana, Jira и Worksection. В каждом из таск-менеджеров суммарно их наберется несколько сотен, поэтому подробнее нужно изучить на сайтах систем.

Интеграции Asana: Google Drive, Google Docs,Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab и т.д.

Интеграции Jira: Jira Bamboo, Jenkins Plagin, TeamCity, Enterpise Mail Handler, Google Drive, GitHub.

Интеграции Worksection: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Telegram, GetResponse, Facebook и т.д.

Как разобраться самостоятельно с функционалом и обучить сотрудников?

Сравнение программного обеспечения для управления проектами не обойдется без базы – обучения. Каждая из систем из обзорной тройки предлагает несколько вариантов помощи/онлайн обучения для своих клиентов. Это обзорные статьи и видеоролики, базы знаний, FAQ и даже комьюнити.

Старт с Asana сопровождается: обучающими статьями, форумом, уроками онлайн Академии Asana (платно) и живым интерактивным обучением. Также есть информативный обзор, в котором наглядно легко разобраться с основными функциями для создания проектов и задач, а также управления ими. Кстати, форум Asana очень активен, если возникли вопросы – всегда можно получить ответы именно здесь от опытных пользователей калифорнийского таск-менеджера.

Старт в Jira – это непросто. Интерфейс достаточно сложный, что не доставляет проблем сотрудникам IT-сферы, но может быть проблемным для представителей любых других сфер. Зная это, разработчики Jira хорошенько постарались с базой знаний, обучающими уроками и даже создали комьюнити для клиентов. Здесь вы найдете: Atlassian Community, базу знаний, FAQ, блог. Если блоги, FAQ, и базы знаний есть у 99% таск-менеджеров, то Atlassian Community – это интересно. В сообществе каждый может получить поддержку и ответы на свои вопросы от клиентов, которые уже являются пользователями Jira с опытом.

Старт в Worksection будет максимально комфортным, благодаря: технической поддержке в чате и по e-mail, FAQ, консультации по телефону и даже в Zoom. При подборе платного пакета (еще в процессе бесплатного тестирования) клиенты Worksection получают также бесплатно демо-презентацию.

Проекты, задачи и подзадачи. Структура таск-менеджеров

Следующее, что вам нужно сравнить – структуру таск-менеджеров. Это и есть основная «начинка», которая должна быть для вашей компании: максимально функциональной, простой в использовании и результативной (точность информации, контроль в виде аналитики и отчетов).

Структура Asana:

1. Команды.
2. Проекты.
3. Задачи.
4. Подзадачи.

В Asana каждый может быть участником одной или нескольких команд одновременно. Проекты выводятся в виде списков или досок. В целом, интерфейс Asana выглядит немного сложно и, напомним — только английский язык. Поэтому, если в компании есть сотрудники, владеющие недостаточным уровнем английского, Asana сразу должна «выпасть» из вашего списка.

Так выглядит интерфейс Asana:

Структура Jira:

• Проекты
• Задачи
• Подзадачи

Клиенты Jira говорят об одном из минусов таск-менеджера – сосредоточенность на отдельном и отсутствие ясной общей картины. Когда работа идет над отдельно поставленной задачей, общая картина теряется. У сотрудников нет понимания происходящего в целом. Для руководителей этот минус будет особенно ощутим в процессе работы.

Так выглядит интерфейс Jira:

Структура Worksection:

1. Компании
2. Проекты.
3. Задачи.
4. Подзадачи первого уровня.
5. Подзадачи второго уровня.

Все проекты в Worksection можно группировать по компаниям. Создается проект с помощью зеленого плюса (на «Главной» или на странице «Проекты) и функции «Новый проект». Проекты присваиваются в работу конкретным командам. Для этого есть функция «Добавить в команду», где в один клик добавляются необходимые сотрудники.

Задачи можно создавать как с «Главной», так и с подраздела «Задачи». В правом верхнем углу на «Главной» выведены подразделы «Мои проекты» и «Мои задачи». Создавать новые задачи и управлять ими максимально удобно. Также задачи можно сортировать по фильтрам внутри списков, «по людям», «канбан», «закрытые» и «открытые». Также можно отображать задачи “в виде”, “переключиться на вид” и т.д.

Внутри задач создаются подзадачи с указанием срока исполнения или без них. Также в подзадаче можно ограничить видимость для определенных сотрудников, указать метки и статусы. Кроме того, в подзадачах, как и в задачах, есть возможность указать стоимость работы сотрудника за час и необходимое количество времени для выполнения поставленной подзадачи. После запуска функции тайм-трекинг, будет считаться время/деньги для конкретной задачи.

Так выглядит интерфейс Worksection:

Отчет и анализ. Что предлагают Asana, Jira, Worksection?

Отчетность – ключевая функция таск-менеджера. Просматривать отчеты можно ежедневно, раз в неделю, квартал и т.д. Все зависит от индивидуальных потребностей компании. Теперь посмотрим, что для отчетности предлагает каждый из обзорной тройки.

Отчеты в Asana. Основной способ отчетности за выполнение задач — это их комментирование. В день, который был выбран как дата завершения задачи, Asana отправляет напоминание по электронной почте. Просто так закрыть невыполненную вовремя задачу не получится. Нужно указать в комментариях причину невыполнения и переноса срока.
Для создания отчетов в Asana можно использовать сторонние интеграции. Одна из таких — приложение Harvest. Функционал приложения бесплатен, но имеет ограничения по количеству пользователей и проектов.

Отчеты в Jira. У данного таск-менеджера много вариантов создания отчетности по проектам и задачам. Разработчики создали Project Roadmap для просмотра загрузок каждого отдельного пользователя, что делает управление проектами максимально эффективным. Управление проектами в Jira отображается на так называемой приборной панели.

Доступные отчеты в Jira:

• Отчет по высокоприоритетным задачам
• Отчет по количеству задач, созданных одним пользователем
• Отчет по среднему количеству затраченного времени для решения задачи
• Отчет по количеству задач, созданных в день, неделю, месяц, год
• Отчет по популярным задачам (которые набрали большинство голосов)
• Отчет задач по статусам
• Отчет по приоритетности задач
• Отчет по затраченному времени в конкретной задаче

Для работы с отчетностью и аналитикой в Jira можно также использовать сторонние интеграции. Есть возможность подключения Google Analytics.

Worksection и отчетность. Отчетность в данном таск-менеджеры продумана с учетом потребностей среднего и крупного бизнеса. То есть, она позволяет видеть результаты как по отдельным проектам, задачам, так и по результатам работы отдельных сотрудников. Продуманный интерфейс, расширенная «начинка» и возможность использовать важные для бизнеса функции без обращения к каким-либо сторонним ресурсам.

Несколько способов сделать отчет в Worksection:

• Отчет общий
• Отчет по проектам
• Отчет по людям
• Отчет подробный
• Отчет по запланированным и закрытым задачам
• Отчет по задачам, которые не были выполнены в срок
• Отчет по ресурсу время/деньги (функция тайм-трекинга, о которой мы писали в начале обзора)
• Отчет по срокам в диаграмме Ганта

Отчеты можно экспортировать в XLS формате для просмотра в Excel.

Техническая поддержка Asana, Jira, Worksection

На помощь в решении срочных вопросов со стороны технической поддержки Asana придется подождать. Не всегда, но чаще всего. Все дело в том, что Asana – калифорнийская разработка (как вы помните, и язык интерфейса – английский). Автоматический ответ от техподдержки вы получите через 2 минуты после того, как отправите свой запрос. Реальное решение может затянуться на несколько часов. Например, если вы обратитесь утром, в Калифорнии – ночь. Придется подождать.

В разделе «Техническая поддержка» на сайте Jira достаточно информативны ресурсы-помощники: обучающая документация, поиск ответов по заданным словам, помощь сообщества и даже обучение с последующей сертификацией. Если вы не найдете ответ на свой вопрос – нужно написать в поддержку. Ответ может быть не сразу (как и в случае с Asana). Причина – разные часовые пояса (напомним, что Jira – австралийский таск-менеджер).

Украинский таск-менеджер Worksection даст вам первый отклик на письмо через 2 минуты, а через 5 минут – подробный ответ. Если вы хотите, чтобы вопросы технические решались максимально быстро, конечно, лучше выбрать систему управления проектами, где техническая поддержка работает в одном с вами часовом поясе.

Итог: Быстрое решение технических вопросов зависит от часового пояса, в котором работают сотрудники таск-менеджера.

Облачный сервис, рабочий стол или мобильное приложение?

Asana: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.

Jira: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS, приложение Windows iPhone.

Worksection: веб-версия, загрузка на рабочий стол для Windows и Mac, мобильное приложение для Android и IOS.

В данном случае, Jira имеет приложение для Windows iPhone. Но нужно ли оно, если 99% телефонов на Android и IOS?

Безопасность и конфиденциальность Asana, Jira, Worksection

Безопасность Asana. На сайте указано, что Asana берет полностью под свою ответственность защиту персональных данных, благодаря протоколам хэширования паролей, регулярной оценке уровня безопасности. Ежедневно создаются резервные копии. В случае неизбежных сбоев, систему можно восстановить. Безопасность подтверждается сертификатами EU-US, Swiss-US Privacy Shield.

Безопасность Jira. Здесь за безопасность отвечает: шифрование данных, система управления доверием Atlassian (ATMS). Разработчики утверждают, что безопасность проходит тщательное тестирование, создается моделирование угроз и проводится сканирование. Среди инструментов безопасности Jira: SSO на основе SAML, SCIM, принудительная двухуровневая аутентификация (2FA).

Безопасность Worksection. На сайте сказано, что за 10 лет работы не было ни единого случая утечки информации у компаний-клиентов. Все данные защищены шифрованием, а соединение с сервисом происходит по защищённым каналам, с использованием 256-битного SSL-шифрования (такое шифрование используют банки по всему миру). Worksection создает автоматические резервные копии. Есть FTP-хранилище – собственный сервер, где клиенты могут хранить свои файлы. Worksection работает в кластере из четырех дата-центров, находящихся в Германии и Украине, которые соответствуют Tier-3 классу надежности. Всё комплектующие сервером продублированы для того, чтобы обеспечить безотказную работу кластера.

Вывод

Asana vs Jira vs Worksection. Что же в итоге выбрать? Пройдемся по ключевым моментам:

1. Ценообразование. В данном обзоре мы просчитали, во сколько может обойтись использование системы управления проектами с расчета на двадцать сотрудников. Самым дорогим вариантов оказалась Asana, чуть дешевле Jira и оптимально – Worksection (минимальная цена из нашей тройки).
2. Функционал. Чем больше родного функционала – тем лучше. Исходя из обзорной сравнительной таблицы, больше всего родной «начинки» у Worksection. Все три таск-менеджера предлагают и несколько сотен сторонних интеграций. Вы можете изучить предложения детально и определиться, понадобятся ли вам сторонние интеграции и какие дополнительные затраты в месяц будут.
3. Техническая поддержка. Важный момент. Когда останавливается работа из-за технического сбоя, проблему нужно устранить максимально быстро. Asana и Jira могут ответить с опозданием (если ваша компания находится в СНГ).

Конечно, чтобы определиться на все 100% со своим выбором, вы можете протестировать таск-менеджеры бесплатно в тестовый период. Тестируйте, взвешивайте все «за» и «против», делайте свой правильный выбор.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как сделать бизнес эффективнее: обзор CRM-систем