Цифровизация — сложный процесс, который может сделать бизнес не просто более продуктивным, но и выносливым, готовым к непредсказуемым глобальным вызовам. Далее рассмотрим, как страховая компания «VUSO» сэкономила 2,5 миллиона гривен и ценное время сотрудников
Как цифровизация делает украинский бизнес более эффективным: кейс компании VUSO Фото: vuso.ua
Электронный документооборот подготовил страховую компанию «VUSO» сначала к пандемии COVID-19, а затем, к сожалению, к полномасштабному вторжению. Когда другие компании тратили 2-3 дня для налаживания главных процессов, им понадобилось всего 4 часа. Работникам был нужен интернет и ресурс для работы. Как компании помогло внедрение ЭДО и сервис цифровых решений для бизнеса «Вчасно», рассказывает Роман Малый, Директор Департамента альтернативных каналов продаж.
Компания «VUSO» имеет большой документооборот: более 50 тысяч документов в год. В бумажном формате это были бы кучи бумаг. Электронный документооборот превратил длительный процесс в приятный опыт. За несколько минут работники подписывают договоры страхования, договоры о сотрудничестве с партнерами и поставщиками услуг, акты выполненных работ, счета, другие документы. На очереди для перевода в электронный формат внутренние документы компании, увеличение % документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Как безболезненно и эффективно ввести электронный документооборот?
Кроме технических факторов, которые останавливали компанию, были также конфиденциальность и сохранность персональных данных. Поскольку в документах содержится не только информация о страховой компании и партнере, но и о застрахованных лицах. А это тысячи строк персональных данных, которые нельзя разглашать. Поэтому при обмене обязательно должна сохраняться целостность документа. Именно такими критериями «VUSO» руководствовались при выборе провайдера на рынке.
«Мы выбрали десяток контрагентов, которые также согласились протестировать ЭДО. Заключили дополнительное соглашение о ведении электронного документооборота с партнерами, — и начали. Эта инвестиция в развитие компании сэкономила финансовый и человеческий ресурс», — говорит Роман Малый.
Интересное по теме: Названы 5 украинских компаний, которые будут представлять Украину на SelectUSA Investment Summit 2024
Какие проблемы возникали при внедрении электронного документооборота?
По словам директора Департамента альтернативных каналов продаж «VUSO», самое большое препятствие, с которым компания столкнулась, — это сопротивление людей. Иногда трудно оставить привычное и открыться новому. Малые компании, как правило, более гибкие и легче адаптируются к изменениям. В крупных компаниях этот процесс медленнее из-за значительного количества внутренних согласований.
«Мы часто сталкиваемся с категорическими отказами от контрагентов. Поэтому набираемся терпения и ждем, потому что компаниям нужен разный промежуток времени для внедрения ЭДО. Благодаря правильной коммуникации сотрудников только за последний год компания привлекла более 4 тысяч контрагентов использовать электронный документооборот».
Что касается сотрудников компании, то они восприняли изменения охотно. Больше не нужно приносить большую гору бумаг на подпись и перепечатывать 20-50 страниц документа, если текст требует редактирования.
Что именно помогло преодолеть трудности?
Проработка сценариев ответов для контрагентов, которые не используют электронный документооборот. «VUSO» подошла к этому фундаментально: подготовили весомые аргументы и рекомендации.
«Если слышим возражения, не настаиваем, периодически возвращаемся к этому вопросу. Любые трудности становятся под силу, когда есть качественная обратная связь: от контрагентов, работников, провайдера».
Читайте популярное: На Money20/20 озвучены шесть самых успешных финтех-стартапов Европы
Какой результат получила компания после внедрения электронного документооборота?
Роман Малый отметил, что в первую очередь — это скорость. Электронный документооборот помог компании мгновенно обмениваться документами независимо от области Украины. Бывают ситуации, когда человек получает сложную травму или сталкивается с серьезными проблемами со здоровьем. От скорости оказания медицинской помощи зависит дальнейшее качество жизни. Если клиент находится в небольшом населенном пункте, где у компании нет договорных отношений с лечебным учреждением, но последнее готово оказать услугу застрахованному пациенту, электронный документооборот позволяет оперативно подписать договор о сотрудничестве и сразу же начать лечение клиента.
«Экономия времени. Нам удалось сэкономить более 9 тыс. часов рабочего времени сотрудников. Ранее выставление счетов сетью клиник с различными юридическими лицами занимали долгие часы, то сейчас — это быстро и самое главное без стресса».
Экономия средств. Внедрение ЭДО в компании существенно уменьшило расходы: по предварительным оценкам от 2,3 до 2,9 млн грн в год. Компания сэкономила на бумаге, печати и курьерской доставке.
Электронный документооборот меняет представление о монотонном бумажном процессе. Теперь это — приятный и, главное, — простой опыт, который ценят партнеры и сотрудники компании.
Ознакомьтесь с другими популярными материалами:
13 украинских стартапов стали победителями конкурса от USF и WNISEF: перечень
Украинский стартапер стал финалистом международной премии для изобретателей
USAID объявил о грантах для украинского бизнеса на $25 млн: кто может получить
