Цифровізація — складний процес, що може зробити бізнес не просто продуктивнішим, але й витривалішим, готовим до непередбачуваних глобальних викликів. Далі розглянемо, як страхова компанія «VUSO» заощадила 2,5 мільйони гривень та цінний час працівників
Як цифровізація робить український бізнес ефективнішим: кейс компанії VUSO Фото: vuso.ua
Електронний документообіг підготував страхову компанію «VUSO» спершу до пандемії COVID-19, а потім, на жаль, до повномасштабного вторгнення. Коли інші компанії витрачали 2-3 дні для налагодження головних процесів, їм знадобилося лише 4 години. Працівникам був потрібен інтернет та ресурс для роботи. Як компанії допомогло впровадження ЕДО та сервіс цифрових рішень для бізнесу «Вчасно», розповідає Роман Малий, Директор Департаменту альтернативних каналів продажів.
Компанія «VUSO» має великий документообіг: понад 50 тисяч документів на рік. У паперовому форматі це були б купи паперів. Електронний документообіг перетворив тривалий процес на приємний досвід. За декілька хвилин працівники підписують договори страхування, договори про співпрацю з партнерами та постачальниками послуг, акти виконаних робіт, рахунки, інші документи. На черзі для переведення в електронний формат внутрішні документи компанії, збільшення % документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Як безболісно та ефективно запровадити електронний документообіг?
Окрім технічних факторів, які зупиняли компанію, були також конфіденційність та збереження персональних даних. Оскільки в документах міститься не тільки інформація про страхову компанію та партнера, але й про застрахованих осіб. А це тисячі рядків персональних даних, які не можна розголошувати. Тому під час обміну обов’язково має зберігатися цілісність документа. Саме такими критеріями «VUSO» керувалися при виборі провайдера на ринку.
«Ми обрали десяток контрагентів, які також погодилися протестувати ЕДО. Уклали додаткову угоду про ведення електронного документообігу з партнерами, — і почали. Ця інвестиція у розвиток компанії заощадила фінансовий та людський ресурс», — каже Роман Малий.
Цікаве по темі: Названо 5 українських компаній, які представлятимуть Україну на SelectUSA Investment Summit 2024
Які проблеми виникали під час впровадження електронного документообігу?
За словами директора Департаменту альтернативних каналів продажів «VUSO», найбільша перешкода, з якою компанія зіткнулася, — це опір людей. Іноді важко залишити звичне та відкритися новому. Малі компанії, зазвичай, є більш гнучкими й легше адаптуються до змін. У великих компаніях цей процес повільніший через значну кількість внутрішніх узгоджень.
«Ми часто зіштовхуємося з категоричними відмовами від контрагентів. Тому набираємося терпіння і чекаємо, бо компаніям потрібен різний проміжок часу для впровадження ЕДО. Завдяки правильній комунікації співробітників лише за останній рік компанія залучила понад 4 тисячі контрагентів використовувати електронний документообіг».
Щодо співробітників компанії, то вони сприйняли зміни охоче. Більше не потрібно приносити велику гору паперів на підпис та передруковувати 20-50 сторінок документа, якщо текст потребує редагування.
Що саме допомогло подолати труднощі?
Пропрацювання сценаріїв відповідей для контрагентів, які не використовують електронний документообіг. «VUSO» підійшла до цього фундаментально: підготували вагомі аргументи та рекомендації.
«Якщо чуємо заперечення, не наполягаємо, періодично повертаємося до цього питання. Будь-які труднощі стають під силу, коли є якісний зворотний зв’язок: від контрагентів, працівників, провайдера».
Читайте популярне: На Money20/20 озвучено шість найуспішніших фінтех-стартапів Європи
Який результат отримала компанія після впровадження електронного документообігу?
Роман Малий зазначив, що насамперед — це швидкість. Електронний документообіг допоміг компанії миттєво обмінюватися документами незалежно від області України. Бувають ситуації, коли людина отримує складну травму або зіштовхується із серйозними проблемами зі здоров’ям. Від швидкості надання медичної допомоги залежить подальша якість життя. Якщо клієнт знаходиться в невеликому населеному пункті, де у компанії немає договірних відносин із лікувальним закладом, але останній готовий надати послугу застрахованому пацієнту, електронний документообіг дозволяє оперативно підписати договір про співпрацю і відразу ж розпочати лікування клієнта.
«Економія часу. Нам вдалося заощадити понад 9 тис. годин робочого часу працівників. Раніше виставлення рахунків мережею клінік з різними юридичними особами займали довгі години, то зараз — це швидко та найголовніше без стресу».
Економія коштів. Впровадження ЕДО у компанії суттєво зменшило витрати: за попередніми оцінками від 2,3 до 2,9 млн грн на рік. Компанія заощадила на папері, друкуванні та кур’єрській доставці.
Електронний документообіг змінює уявлення про монотонний паперовий процес. Тепер це — приємний та, головне, — простий досвід, який цінують партнери й працівники компанії.
Ознайомтеся з іншими популярними матеріалами:
13 українських стартапів стали переможцями конкурсу від USF та WNISEF: перелік
Український стартапер став фіналістом міжнародної премії для винахідників
USAID оголосив про гранти для українського бізнесу на $25 млн: хто може отримати
