Цифровізація бізнес-процесів відкриває нові можливості для українських компаній: скорочує витрати, підвищує ефективність і сприяє впровадженню інноваційних підходів до роботи. У межах V Форуму «Бізнес без паперу» представники провідних компаній в інтерв’ю для PaySpace Magazine поділилися успішними кейсами та своїм баченням майбутнього
Фото: biznes-bez-paperu.com.ua
Електронний документообіг, автоматизація рутинних завдань та штучний інтелект — ці технології вже сьогодні стають невід’ємною частиною бізнес-процесів в Україні. Як великі компанії, так і невеликі підприємства впроваджують цифрові інструменти для підвищення ефективності, скорочення витрат і створення зручних рішень для співробітників. Далі ми пропонуємо ознайомитись із кейсами та думками деяких учасників ринку.
Тамара Олексюк, керівниця з розвитку продукту сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»
Тамара Олексюк
Які процеси допомогла спростити цифровізація саме в вашій компанії? Розкажіть про найуспішніший кейс?
Рішення «Вчасно.ЕДО» — сервіс для обміну документів, зʼявився як розв’язання власної проблеми. У той час — автоматизації паперового документообігу у Zakupivli.pro. Зараз це сервіс, який має понад 1 000 000 компаній, які цифровізували бізнес-процеси та впровадили нові рішення. А найголовніше підвищили продуктивність працівників та зменшили кількість паперів у компаніях.
У «Вчасно» ми намагаємося постійно автоматизувати робочі завдання за допомогою таск-менеджерів, CRM, чат-ботів і тд. Наприклад, оформлення відпустки відбувається швидко та в онлайн-форматі. Співробітнику потрібно лише скористатися розробленим чат-ботом у корпоративному месенджері та відправити слово «відпустка». Він обирає «тип відпустки», «дату відпустки» та підтверджує запит. Співробітники можуть зручно оформити відпустку навіть з телефона.
Подібно реалізовано у компанії «Радехівський Цукор» (ТМ Діамант). Це підприємство з 6 цукровими заводами, де працівники також мають змогу оформлювати відпустку онлайн. На V Форуму «Бізнес без паперу», Наталія Смолінська та Ірина Козира розповіли як їм вдалося реалізувати це на практиці. Працівники можуть підписувати документи в Додатку (через смартфон). А також, через систему I-BOX терміналів розміщених на території виробництва.
Головна мета — спростити адміністрування великої кількості документів та зменшити папір на робочих столах працівників.
У великих підприємствах присутня проблема контролю та моніторингу підписів, на якому етапі перебуває документ. Завдяки електронному документообігу, все знаходиться в одному місці та найголовніше у постійному доступі. Наприклад, в електронний формат можна перевести: заяви, договори, накази, особові картки, трудові договори, та інші типи документів. Технології, які автоматизують та спрощують рутинні завдання, стають пріоритетом під час формування стратегій на наступний рік.
Цифровізація бізнес-процесів є ключовим етапом трансформації від великого до малого бізнесу.
1 000 000 компанія, яка приєдналася у сервіс «Вчасно.ЕДО» — ФОП Євгенія Семенівна. Їй 88 років, і вона активно працює у сфері готельно-ресторанної справи.
Як бачимо, попри вік, сферу та масштаби бізнесу — усі намагаються цифровізуватися та автоматизовувати процеси.
Як саме у ваших компаній впроваджений ШІ? Які самі процеси технологія допомагає спростити? Чи бачите ви якісь ризики ШІ?
Штучний інтелект активно впроваджуємо як в наших сервісах, так і використовуємо у роботі. Дуже корисно мати можливість отримати короткий зміст зустрічі, швидко згенерувати текст або зробити пошук потрібної інформації. Наші розробники експериментують з написанням коду за допомогою ШІ.
Якщо говорити про клієнтів, завдяки можливостям штучного інтелекту ми спрощуємо процеси для обміну документами. За допомогою ШІ у сервісі “Вчасно.ЕДО” можна автоматично розпізнавати ключові реквізити та отримувати такі дані:
- ЄДРПОУ контрагента;
- номер документа;
- дата документа;
- сума документа;
- тип документа.
На цьому не плануємо зупинятися, будемо тестувати ідеї та нові рішення.
На які технології ви ще робити ставку?
Майбутнє бізнесу — у смартфоні. Все більше компаній прагнуть з часом відмовитися від необхідності працювати за комп’ютерами. Важливу роль відіграє екосистемність, яка забезпечує доступ до всіх необхідних інструментів та ресурсів в одному місці. Це дозволяє бізнесу працювати ефективніше, швидко приймати рішення та бути гнучким у динамічному середовищі.
Цікаве по темі: Які фінтех-тренди домінуватимуть у 2025: еволюція галузі
Ірина Яблонська, керівниця проєкту ЕДО у ТОВ «ТАС АГРО»
Ірина Яблонська
ТАС Агро — провідна аграрна компанія України, яка обробляє понад 80 тисяч гектарів земель у різних областях України. За рік впровадження цифрових рішень компанія залучила до ЕДО більшість співробітників та половину контрагентів. Всередині компанії налаштували централізоване адміністрування: управління видачею та блокуванням КЕП, надання доступів для працівників, а також призначення відповідальних осіб.
Які процеси допомогла спростити цифровізація саме у вашій компанії?
Складний та довгий паперовий процес можна перетворити у швидку дію у декілька кліків. Ми розуміли, що паперовий процес займає багато часу. А ось автоматизація навпаки — дозволяє робити все швидко. Папір — це завжди високий ризик втратити потрібний документ, низька продуктивність та відсутність організації документів. Тому впровадження електронного документообігу стало стратегічною ціллю на 2023-2024 рік у ТАС АГРО.
Технології дозволили оптимізувати процеси погодження та підписання документів, а також процеси створення документів в ERP-системі. Цифровізація призвела до автоматизації багатьох процесів, таких як створення дзеркальних документів. Наприклад, на одному підприємстві співробітник генерує видаткову накладну, це означає що на іншому одразу генерується прихідна накладна.
Ми автоматизували процес обробки податкових накладних, роботу з Клієнт-банком, створення актів виконаних робіт на підставі документів ТТН та подорожніх листів із відправкою в ЕДО.
На які технології ви ще робити ставку?
Диджиталізація зовнішніх процесів і процедур компанії робить ведення бізнесу більш ефективним. Ми прагнемо зменшити високі витрати ресурсів на підписання, погодження та пошук документів. Сьогодні в цифрові сервіси вже переведено 30 типів документів та 1500 контрагентів. Завдяки цьому компанії вдалося заощадити понад 3 млн грн за рік. Далі у планах — впровадження електронної ТТН, переведення кадрового діловодства в ЕДО та автоматизована процедура закупівель. Плануємо впроваджувати ШІ у внутрішніх процесах та Cropwise як систему управління агровиробництвом.
Читайте популярне: Від обмежень НБУ до ухвалення Меморандуму: як трансформується платіжний ринок України
Додаткові цитати з виступів
Ольга Неділько, виконавча директорка iPay.ua
Ольга Неділько
«Оптимізація часу на критичних етапах бізнес-процесів може суттєво вплинути на загальну ефективність компанії. Перехід на цифровий формат дозволив вийти на новий рівень контролю та прозорості для всієї команди. А також на 11% збільшити прибуток компанії та зменшити навантаження на людей. Вивільнені ресурси спрямовуємо на інновації».
Іван Чивкін, директор з операцій та розвитку мережі «Антошка»
Іван Чивкін
«Цифровізація — це однозначно командна робота. Перед тим, як розпочати перехід від залізних кас до програмних РРО, ми залучили всі департаменти до обговорення. Сьогодні 100% магазинів мережі використовують ПРРО. Це дозволило оптимізувати 1 млн грн витрат на рік».
Ознайомтеся з іншими популярними матеріалами:
У Вільнюсі пройде фінтех форум Baltic Payment Forum 2025
В Україні створили каталог 100 найкращих стартапів
PaySpace Magazine Awards 2024: голосуйте за найкращих!
Telegram
Viber